Prüfungsdurchführung

Das Legal Audit sollte in einem mit der Wirtschaftsprüfung vergleichbaren Vorgehen stattfinden:

Prüfungsort

  • Vor-Ort-Prüfung (authentischer Eindruck und Einblick uam)
  • Erhöhte Informationsbereitschaft des Legal Controllers im vertrauten Umfeld
  • Höhere Akzeptanz des Legal Auditors
  • Durch Direktkontakt grösseren Lerneffekt für die Legal Controlling-Mitarbeiter

Prüfungsmethode

  • Vorgehenspläne
    • Arbeitspläne mit Terminierungen
  • Vorgehen (bei umfangreicheren Prüfungsvorhaben)
    • in 4 Schritten, ähnlich wie in der Wirtschaftsprüfung
      • Kennenlernen Prüfbereich
        • Strukturen und Abläufe
          • Organigramme
          • Richtlinien
          • Reglemente
          • Weisungen
        • Ergänzende Informationen
          • Gespräche mit Legal Controlling-Mitarbeitern
          • Gespräche mit Mitarbeitern anderer Unternehmensbereiche
        • Aktenstudium
        • Kommunikationsmittel
          • Persönliche Gespräche
          • Fragebogen
          • Checklisten
      • Informations-Verifizierung
        • Vergleich der gesammelten Informationen mit der Betriebsrealität
          • Stichprobenprüfung
          • Eigene Beobachtung im Unternehmen
        • Abweichungsregistrierung (Beschreibung)
          • qualitativ
          • quantitativ
      • Gegenüberstellung SOLL- und IST-Werte
        • Abgleich der unternehmerischen SOLL-Werte
          • mit den Regeln der Kunst
          • mit dem State of the Art
          • mit den IST-Werten
        • Schwachstellen
          • Schwachstellendefinition
          • Vorschläge für verbessernde Massnahmen
      • Berichterstattung Prüfergebnisse
        • Adressat
          • Auftraggeber (Unternehmen)
        • Berichterstattungsart
          • Gemäss Auftragsabrede
          • ev. Grundsätze, wie sie für die interne Weitergabe des Legal Controlling gelten
          • Vgl. auch Prüfungsbericht

Verfahrensprüfung (Organisation und Funktionsweise des Legal Controlling)

  • Grobprüfung
  • Informationssystem
    • Frühwarnsystem
    • TQM-Teilfunktion
    • Planungsfunktion
  • Beeinflussungen
    • intern
    • extern
  • Wissen
    • Ausbildung
    • Weiterbildung
  • Rechtsberatung
  • Compliance
  • Dokumentation Dispute Risks
  • Schlussbericht

Ergebnisorientierte Fragestellungen (Operational Auditing)

  • Arbeitsergebnisse
  • Verträge
  • Honorare
  • etc.

Kommunikationsregeln

  • Startkontakt Legal Auditors durch Legal Controlling-Mitarbeiter
    • Kontaktvorankündigung
      • Vorabinformation
      • Gegenseitiges Kennenlernen
      • zur Ausräumung von Ängsten und Unsicherheiten
    • unangemeldete Prüfung
      • im Compliance-Bereich als Ergebnisprüfung
      • bei Unregelmässigkeiten oder bei erheblichen Gesetzesverstössen
  • Kommunikationsstil von wichtiger Bedeutung
    • Generell
      • Zuvorkommendes und freundliches Auftreten des Legal Auditors
        • zur Verbesserung von Systemen
        • durch weitgehenden Verzicht auf persönliche Kritik
        • ohne Einbezug des Legal Controlling in die Prüfungshandlungen
    • Erfordernis eines situativen Kommunikationsstils
      • autoritär
      • konstruktiv
      • partizipativ
    • Positive Prüfungswirkung
    • Folgen negativer Prüfungswirkung
      • Misstrauen
      • Bedrohungsgefühl
      • Belästigungseindruck
  • Informelle Prüfungsinformation und –wirkung vs. Legal Controlling
    • Vermittlung von Vertrauen in eigene Arbeit und die Systeme
    • Wissensadaptierung auf neuesten Stand
    • Korrektivwirkung bei Schwachstellenortung
    • Disziplinierung zwecks prophylaktischer Wirkung
      • bei Abweichungstendenzen
      • bei fehlender Problemsensibilisierung
  • Kommunikation zwischen Legal Auditor und Auftraggeber
    • Kurze mündliche Kontakte, verteilt über die ganze Prüfdauer, als vertrauensbildende Massnahme
    • Orientierung über Zwischenergebnisse
    • Steigerung der Ergebnisqualität durch laufendes Feedback des Auftraggebers
    • Ev. Behebung von Schwachstellen während laufender Prüfung

Weiterführende Literatur

  • STAUB LEO, Legal Management von Recht als Führungsaufgabe, 2., erweiterte und aktualisierte Auflage, Zürich, S. 169 f.
  • MASCELLO BRUNO, Beschaffung von Rechtsdienstleistungen und Management externer Anwälte, Zürich 2015, 353 S.
  • HAMBLOCH-GESINN SYLVIE / HESS BEAT / MEIER ANDREAS L. / SCHILTKNECHT RETO / WIND CHRISTIAN, In-House Counsel in internationalen Unternehmen, Basel 2010, 279 S.

Weiterführende Informationen

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